О ВЕДЕНИИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Современное законодательство требует ведения кадрового учета - оформления большого количества документов, фиксирующих трудовые отношения работника и работодателя. И практически любой из них может быть затребован при проведении проверки Гострудинспекцией или стать свидетельством в суде в случае трудового конфликта.
Всем руководителям необходимо иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также порядке их оформления и последующего хранения.
Обязательные документы, связанные с ведением кадрового делопроизводства:
локальные нормативные акты - документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда. Данные документы устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников предприятия. Необходимо помнить, что есть обязательные локальные нормативные акты: «Правила внутреннего трудового распорядка», «Положение о защите персональных данных», «Положение об оплате труда» и «Положение о премировании». Локальные нормативные акты следует разработать до приема на работу сотрудников для создания организационно-правовой базы будущих трудовых отношений и обеспечения правильного ведения кадрового делопроизводства.
документация по личному составу - документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей ведению кадрового делопроизводства. Эти документы отражают работу сотрудника, специфику его должности, условий приема на работу, результатов труда и т. п. Объем документации достаточно обширен и включает в себя издание приказов, занесение соответствующих записей в личную карточку и трудовую книжку работника, ведение различных журналов, в которых регистрируются все приказы, трудовые книжки, командировочные удостоверения и т.д.
Санкции за несоблюдение законодательства:
Статья 5.27. Нарушение законодательства о труде и об охране труда
[Кодекс РФ об административных правонарушениях] [Глава 5] [Статья 5.27]
1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда -
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, -
влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
Минимальный перечень документов, связанных с ведением кадровым делопроизводства и запрашиваемых инспектором Трудинспекции:
1) Локальные нормативные акты:
Штатное расписание;
Положение об оплате труда;
Положение о премировании;
Правила внутреннего трудового распорядка;
График отпусков;
Положение о защите персональных данных.
Со всеми локальными нормативными актами сотрудник знакомится под роспись
2) Учетные документы:
Трудовые договора;
Приказы о приеме;
Карточки Т-2;
Табель учета рабочего времени;
Трудовые книжки.
3) Дополнительные документы:
Ведомости по зарплате;
Лицевые счета;
Сведения о начислениях и накоплениях;
Журнал регистрации командировочных удостоверений;
Списки льготных работников (инвалидов, несовершеннолетних);
Книги регистрации трудовых договоров, приказов, трудовых книжек;
Приходно-расходная книга трудовых книжек.
4) Документы по охране труда:
Положение об охране труда;
Инструкция о пожарной безопасности;
Программа вводного инструктажа;
Программа первичного инструктажа на рабочем месте,
Журналы регистрации инструктажа: вводного, первичного, по охране труда, о пожарной безопасности;
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
Приказ о возложении обязанности специалиста по охране труда;
Приказы об утверждении положений об охране труда;
Перечень инструкций по охране труда, действующих в данной организации;
Штрафные санкции будут налагаться на организацию до устранения нарушения.
Особо следует отметить, что за документирование отдельных вопросов организации кадрового учета и ведения кадрового делопроизводства руководитель организации несет личную ответственность!
